Cara Membuat Surat Penawaran Harga Beserta Contohnya

Pengertian

Surat penawaran harga adalah salah satu surat bisnis yang digunakan oleh perusahaan untuk mengajukan penawaran harga produk atau jasa kepada pelanggan atau calon konsumen.

Tujuan dari surat ini adalah untuk memberikan informasi mengenai harga produk atau jasa yang ditawarkan dan memberikan gambaran mengenai nilai yang akan didapatkan oleh pelanggan jika memilih untuk membeli produk atau jasa yang ditawarkan.

Surat ini dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti saat memasuki pasar baru, mengajukan penawaran proyek, atau menjual produk atau jasa secara langsung kepada pelanggan.

Dalam beberapa kasus, juga dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan negosiasi harga dengan pelanggan.

Bagian-bagian Surat Penawaran Harga

Surat tersebut biasanya terdiri dari beberapa bagian, antara lain:

1. Heading

Heading berisi informasi mengenai identitas perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.

2. Tanggal

Tanggal merupakan informasi mengenai tanggal dibuatnya surat penawaran harga.

3. Kepada

Kepada berisi nama dan alamat pelanggan atau calon konsumen yang ditujukan surat penawaran harga.

4. Salam Pembuka

Salam pembuka berisi kata sapaan yang sopan kepada pelanggan atau calon konsumen.

5. Isi Surat

Isi surat berisi informasi mengenai produk atau jasa yang ditawarkan, harga, kualitas, dan keunggulan produk atau jasa yang ditawarkan.

Isi surat juga dapat mencakup informasi mengenai kebijakan pengiriman, pembayaran, dan garansi produk atau jasa yang ditawarkan.

6. Penutup

Penutup berisi kalimat penutup yang sopan, seperti ucapan terima kasih atas perhatian yang diberikan dan harapan untuk dapat bekerja sama dengan pelanggan atau calon konsumen di masa depan.

7. Tanda Tangan

Tanda tangan berisi tanda tangan dari perwakilan perusahaan yang mengirimkan surat penawaran harga.

Cara Menulis Surat Penawaran Harga yang Efektif

Menulis SPH yang efektif membutuhkan perhatian khusus pada beberapa hal, antara lain:

1. Kenali Pelanggan atau Calon Konsumen

Sebelum membuat, sebaiknya lakukan riset terlebih dahulu mengenai pelanggan atau calon konsumen yang akan ditujukan.

Hal ini akan membantu untuk mengetahui kebutuhan dan preferensi pelanggan atau calon konsumen serta menyesuaikan isi surat penawaran harga dengan kebutuhan mereka.

2. Buat Surat Penawaran Harga yang Jelas dan Tertarget

Surat penawaran yang efektif harus jelas dan tertarget. Hal ini dapat dilakukan dengan menuliskan informasi mengenai produk atau jasa yang ditawarkan secara rinci dan jelas, termasuk harga, kualitas, dan keunggulan produk atau jasa yang ditawarkan.

3. Buat Surat Penawaran Harga yang Menarik

Surat yang menarik dapat membantu menarik perhatian pelanggan atau calon konsumen dan membuat mereka tertarik untuk membeli produk atau jasa yang ditawarkan.

Untuk membuat surat penawaran harga yang menarik, perlu dipertimbangkan beberapa hal, seperti:

• Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu teknis atau formal sehingga sulit dipahami oleh pelanggan atau calon konsumen.
• Gunakan presentasi visual seperti tabel atau grafik untuk memperjelas informasi mengenai produk atau jasa yang ditawarkan dan memudahkan pelanggan atau calon konsumen untuk membandingkan harga dan kualitas produk atau jasa.
• Sertakan testimonial atau referensi dari pelanggan atau calon konsumen yang telah menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan untuk memberikan keyakinan dan kepercayaan pada pelanggan atau calon konsumen.
• Tawarkan promo atau diskon khusus untuk memikat pelanggan atau calon konsumen untuk membeli produk atau jasa yang ditawarkan.

4. Tampilkan Keunggulan Produk atau Jasa yang Ditawarkan

Tujuan utamanya adalah untuk menampilkan keunggulan produk atau jasa yang ditawarkan dibandingkan dengan produk atau jasa sejenis dari pesaing.

Oleh karena itu, penting untuk menonjolkan keunggulan produk atau jasa yang ditawarkan, seperti kualitas, kehandalan, atau keunggulan fitur, dan memberikan alasan mengapa pelanggan atau calon konsumen harus memilih produk atau jasa yang ditawarkan.

5. Berikan Informasi Mengenai Kebijakan Pengiriman, Pembayaran, dan Garansi

Agar penawaran bisa efektif, harus memberikan informasi mengenai kebijakan pengiriman, pembayaran, dan garansi produk atau jasa yang ditawarkan.

Hal ini akan membantu pelanggan atau calon konsumen untuk lebih memahami proses pembelian dan memberikan keyakinan dan kepercayaan pada produk atau jasa yang ditawarkan.

6. Sertakan Call-to-Action yang Jelas

Call-to-action (CTA) adalah instruksi yang ditujukan pada pelanggan atau calon konsumen untuk melakukan tindakan tertentu, seperti melakukan pemesanan atau menghubungi perusahaan untuk informasi lebih lanjut.

Surat penawaran yang efektif harus memiliki CTA yang jelas dan menarik untuk memudahkan pelanggan atau calon konsumen untuk melakukan tindakan yang diinginkan.

Contoh Surat Penawaran Harga

Berikut adalah contoh surat penawaran yang efektif untuk produk atau jasa:

[Heading]

Nama Perusahaan

Alamat Perusahaan

Nomor Telepon Perusahaan

Email Perusahaan

[Tanggal]

[Kepada]

Nama Pelanggan atau Calon Konsumen

Alamat Pelanggan atau Calon Konsumen

[Salam Pembuka]

[Isi Surat]

Kami mengucapkan terima kasih atas kepercayaan yang telah diberikan kepada perusahaan kami.

Sehubungan dengan permintaan informasi mengenai produk atau jasa yang ditawarkan, kami dengan senang hati menyampaikan penawaran harga sebagai berikut:

Nama Produk atau Jasa:

Deskripsi Produk atau Jasa:

[Deskripsi singkat mengenai produk atau jasa yang ditawarkan, termasuk keunggulan dan fitur yang dimiliki]

Harga:

[Harga produk atau jasa yang ditawarkan]

Promo Khusus:

[Jika ada promo khusus, sertakan di sini]

Referensi atau Testimonial:

[Referensi atau testimonial dari pelanggan atau calon konsumen yang telah menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan]

Kebijakan Pengiriman:

[Deskripsi kebijakan pengiriman produk atau jasa]

Kebijakan Pembayaran:

[Deskripsi kebijakan pembayaran produk atau jasa]

Garansi:

[Deskripsi garansi produk atau jasa]

Segera hubungi kami untuk informasi lebih lanjut atau untuk melakukan pemesanan. Kami siap memberikan pelayanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan Anda.

[Tutup Surat]

Salam Hangat,

[Nama dan Tanda Tangan Perusahaan]

Kesimpulan

Surat penawaran harga yang efektif dapat membantu memikat pelanggan atau calon konsumen untuk membeli produk atau jasa yang ditawarkan.

Untuk membuatnya agar menarik, Anda perlu memperhatikan beberapa hal, seperti penggunaan bahasa yang jelas, presentasi visual, testimonial atau referensi, tawaran promo atau diskon khusus, penonjolan keunggulan produk atau jasa yang ditawarkan, informasi mengenai kebijakan pengiriman, pembayaran, dan garansi, serta call-to-action yang jelas.

Dengan menggunakan contoh surat yang efektif dan mempertimbangkan faktor-faktor penting agar menarik, diharapkan dapat membantu perusahaan atau bisnis dalam meningkatkan penjualan dan memenangkan persaingan dengan pesaing di pasar yang semakin kompetitif.

Bagi Anda yang butuh pinjaman uang cepat cair, bisa ajukan Pinjaman Gadai BPKB atau Gadai Sertifikat di inafina.com