Bagaimana Cara Efektif Mengajukan Usul kepada Atasan?

Bagaimana Cara Paling Efektif Mengajukan Usul kepada Atasan? - inafina.com
Bagaimana Cara Paling Efektif Mengajukan Usul kepada Atasan? – inafina.com

Di artikel kali ini, Saya akan membagikan “cerita” bagaimana cara paling efektif mengajukan usul kepada atasan Anda. Namun sebelum mengatakan sesuatu, ada 3 hal yang perlu diperhatikan, yaitu cara, lokasi dan waktu.

Menurut saya, tulisan di artikel ini sangat menarik karena menyajikan beberapa kisah yang memudahkan Anda untuk menyerap intisari dari solusi yang dipaparkan.

Sebagai seorang bawahan, bagaimanakah caranya usul kepada Atasan?

Pejabat pada zaman kuno ketika memberikan usulan kepada raja, telah meninggalkan banyak contoh nyata dan cerita yang menarik. Kini, meskipun “Jaman kaisar telah berlalu, namun pikiran raja yang berkuasa masih saja terwariskan” (Ini adalah ungkapan dari seorang profesor), sebagian atasan masih menganggap bahwa dirinya adalah pemberi modal atau gaji, kemudian menganggap bahwa mereka memiliki hak penentuan terbesar.”

Pada kenyataannya, pejabat jaman kuno suka menggunakan cara “menasehati dengan nada berisi sindiran” untuk mengajukan pendapat, terkadang mengandung risiko penggal kepala, sedangkan karyawan jaman sekarang jika terlalu sengit membantah atasan, juga sama saja menghadapi risiko dipecat! Oleh karena itu bagaimana agar sang atasan dengan senang hati mau menerima usulan anda? Itu adalah sebuah pelajaran besar dalam ilmu komunikasi.

Di bawah ini adalah sebuah rahasia yang patut dipertimbangkan dan bisa diterapkan di dalam dunia bisnis. Di saat mengusulkan sesuatu kepada atasan, yang pertama-tama harus dipilah secara jelas ialah, apakah ia biasanya lebih suka mendengar omongan anda? Ataukah menyukai anda hanya untuk mendengarkan dia berbicara? Karena sewaktu mengusulkan dan menasehati, meski kita merasa baik, tapi belum tentu disambut baik oleh atasan. Kadang kala, usulan anda betul-betul bagus, tetapi karena sikap anda yang kebablasan, atasan bisa saja dengan sengaja menghadang kegairahan anda.

Maka dari itu walaupun usulan itu baik, jika tidak diperhatikan cara penyampaiannya, kadang-kadang juga sangat sulit diterima dan diprioritaskan.

Sha Like adalah ahli siasat bagi perusahaan, usulannya selalu efektif, sangat mudah diterima oleh atasan, sedangkan rekan sekerjanya dari Inggris bernama Jack, sering kali mengalami “penolakan mentah-mentah”, terkadang bahkan harus menelan pil pahit. Kemudian, Jack terpaksa dengan rendah hati minta belajar dari Sha Like.

Sha Like dengan tertawa menjelaskan, “Sebetulnya, jurus rahasia apa yang saya miliki? Kuncinya terletak pada cara penyampaian anda, barangkali Anda tidak memperhatikan bagaimana mimik wajah atasan. Perusahaan di Arab menerapkan kebijakan perorangan dan manajemen kekuasaan terpusat, dengan demikian jika sewaktu-waktu pengambil kebijakan utama perusahaan melakukan keputusan yang keliru, staf lain akan sangat sulit merubahnya, karena ini bisa dianggap mencoreng muka si pengambil kebijakan. Apabila bawahan hendak mengusulkan sesuatu kepada atasan, ataupun berharap merubah kebijakan, prasyaratnya ialah harus terlebih dahulu menjaga muka atasan. Andaikata saya, saya tidak akan berbicara apapun terlebih dulu, dengarkan saja sambil mencari akal, kemudian di dalam proses pelaksanaannya, cari peluang untuk mengajukan usulan lagi. Mungkin karena faktor keadaan, kebijakan yang semula sudah diputuskan, bisa diubah atau disesuaikan, maka bila pada saat itu Anda mengajukan usulan, atasan biasanya bisa spontan menerimanya. Sedangkan yang anda lakukan selama ini bukanlah seperti itu! Disaat atasan membuat kebijakan di depan umum, Anda sering kali langsung mengusulkan sesuatu yang bernada sumbang, bukankah itu sama saja dengan tidak menghormati atasan? Tentu saja, usulan Anda bagaimanapun baiknya, maka atasan akan menolaknya mentah-mentah.

Contoh kasus pejabat cerdik jaman kuno, telah memberikan kepada kita banyak sekali solusi “Menyampaikan usulan” yang patut dipelajari dan patut dipertimbangkan.

Patih dinasti Tang, Wei Zheng, yang mengabdi kepada kaisar Tang Taizong selama 17 tahun, sudah mengajukan nasehat ratusan kali banyaknya, namun kebanyakan diterima oleh Taizong. Kepiawaiannya dalam mengajukan nasehat, tentu memiliki keuletan yang tak dapat diremehkan. Menurut pendapat penulis, usulannya kebanyakan mengandung kekuatan logika, membuat orang mau tak mau takluk. Sebagai contoh, tahun ke 6 – Zhen Guan, kala dinasti Tang sedang dalam masa kejayaannya, para pejabat mengundang Taizong bertandang ke Taishan (gunung yang dikeramatkan di jaman Tiongkok kuno) untuk mengadakan upacara akbar Feng Chan (syukuran kepada sang pencipta),dan menunjukkan bahwa pemerintahan dengan intelektualitas lebih unggul daripada kekerasan. Namun Wei Zheng berani menentangnya, ia menganggap Feng Chan saat itu tidak pada tempatnya. Coba lihat bagaimana ia berbicara!

“Jasa karya baginda meskipun tinggi, namun lautan budi tersebut belum menjangkau ke seluruh negeri, meski negara sudah aman dan tenteram, akan tetapi sandang-pangan belum melimpah, walau negara jiran sudah takluk, tapi belum bisa memenuhi kehendak rakyat, meski pertanda kemujuran sering muncul, tapi jejaring hukum masih terlalu rumit, dan meskipun panen lumayan, tapi gudang masih sering kosong. Oleh karena itu, saya kira saat ini tidaklah pas untuk mengadakan Feng Chan.” Wei Zheng kemudian mengajukan lima buah realita khusus, menggunakan cara merangkum dan menalarkan argumen lalu kemudian memberikan suatu kesimpulan, yaitu, “Tidak boleh mengadakan Feng Chan”. Wei Zheng yang memiliki “daya penakluk”, membuat Taizong yang berencana menerima undangan dari para pejabat tinggi untuk menghadiri Feng Chan, menjadi diam membisu. Wei Zheng melihat usulannya mulai berkhasiat, ia langsung menambahkan argumen sebagai berikut :

“Seorang pasien yang baru saja sembuh, langsung disuruh membawa satu pikul beras dan menempuh perjalanan jauh dalam satu hari, tentu pasti akan gagal. Maka, negara kita yang baru saja sembuh dari luka-luka perang dan kekacauan, lantas buru-buru melapor hasil karya kepada sang pencipta, tentu saja hal ini terasa kurang sesuai.” Wei Zheng yang menggunakan penalaran dan perbandingan argumen, telah membuat hati Taizong tergerak. Maka ia maju lagi selangkah dan berkata, “Lagi pula, ke timur melakukan Feng Chan di Tai Shan, dengan puluhan ribu kereta dan kuda, akan menghabiskan banyak sumber tenaga dan materi, nanti di perjalanan akan bertemu lagi dengan bencana kelaparan, perubahan iklim secara mendadak, atau pemberontak yang masih tidak puas dengan pemerintahan. Jika hal ini diteruskan, maka hanya menimbulkan penyesalan di kemudian hari.”

Usulan Wei Zheng tersebut, setahap demi setahap, akhirnya memperoleh kesimpulan yang tidak dapat diragukan lagi. Tang Taizong sudah mempertimbangkan masak-masak dan kemudian menerima usulannya tersebut, lalu menghentikan acara Feng Chan.

Kisah lain usulan Wei Zheng tersebut sangatlah banyak dan tidak bisa semuanya diceritakan di dalam artikel ini. Yang hendak penulis sampaikan ialah, kalimat perkataan Wei Zheng, semuanya sudah diatur terlebih dahulu, dengan persiapan yang sudah matang kemudian baru disampaikan.

Tips ampuh berkomunikasi

Jika bawahan ingin berbicara kepada atasan, harus membutuhkan keterampilan tertentu dan dalam kegiatan sehari-harinya juga harus membina hubungan baik, ketika mengajukan usulan, sikap bawahan musti peka terhadap perkataan dan mimik (atasan), bersamaan dengan itu, isi usulan juga harus padat, nyata dan usulan yang bersifat melawan arus, harus disertai dengan alasan yang tak terbantahkan.

Ketika bawahan berbicara kepada atasan, biasanya posisinya selalu di bawah angin, oleh karena itu dibutuhkan keterampilan khusus. Mike Danner yang pernah menjabat sebagai PM pemerintahan partai buruh Inggris, Mengatakan  bahwa “Yang disebut dialog, maksudnya ialah boleh tidak setuju dengan pendapat lawan berbicara, tetapi masih bisa melanjutkan pembicaraan.”

Dua buah cerita tersebut di atas, salah satunya membahas tentang sikap sewaktu mengajukan usulan (Menjaga muka atasan, sesungguhnya juga ialah semacam penghormatan), ke dua yang perlu ditekankan ialah isinya yang berbobot dan di dalam kata-kata harus terdapat realita, seandainya ada usulan yang menentang arus, harus dibutuhkan alasan utama yang kuat dan tak dapat disepelekan. Sebetulnya hubungan antara atasan dengan bawahan, juga tidak perlu terlalu tegang agar tidak menimbulkan kesan kaku.

Ada seorang sekretaris Direksi sebuah perusahaan besar, ketika ada orang yang mencari atasannya untuk merundingkan sesuatu, si atasan telah pergi entah kemana. Sekretaris wanita itu sering tak enak hati karena tidak mengetahui kepergian si atasan, namun setelah diberikan tips oleh seorang pakar, ia menempelkan secarik kertas kecil pada bagian menyolok di tempat pemberangkatan atasannya, kemudian barulah masalahnya terpecahkan. Kertas kecil itu berbunyi sebagai berikut, “Bapak direktur yang terhormat, Tuhan mengetahui Anda kemana, Andapun mengetahui hendak pergi kemana, akan tetapi, sekretaris Anda?”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

WhatsApp Chat Only