Cara untuk Menyiasati Gatekeeper. Mungkin Anda sudah pernah merasakan susahnya menghubungi seseorang karena harus melewati gatekeeper. Gatekeeper bisa berupa resepsionis, sekretaris, atau staf dan orang kepercayaan dari orang yang ingin kita hubungi.
Bagaimana Cara untuk Menyiasati Gatekeeper?
Apalagi bila ini merupakan kali pertama kita menghubungi orang tersebut. Berikut ini saya akan membagikan beberapa informasi penting tentang cara untuk menyiasati gatekeeper dan cara untuk follow up calon pelanggan Anda :
- Selidiki dan ketahui dengan baik siapa yang ingin Anda hubungi. Nama, jabatan dalam perusahaan, wewenang orang tersebut, termasuk staf yang ada di sekitarnya. Semakin banyak informasi yang dimiliki, maka semakin mudah untuk berhubungan dengan calon pelanggan Anda.
- Manfaatkan internet untuk mencari tahu informasi calon pelanggan yang ingin dihubungi. Jika selama ini Anda gaptek, mulailah membiasakan diri dengan internet, khususnya media sosial, karena mungkin si calon pelanggan juga eksis di media sosial.
- Perhatikan sistem komunikasi (telepon) yang ada di dalam perusahaan itu. Jika bisa berhubungan langsung lewat extension, Anda harus mencari tahu extension orang yang ingin Anda hubungi. Jangan habiskan energi, waktu, dan biaya hanya untuk bisa berbicara dengan calon pelanggan Anda melalui ‘jalur resmi’ gatekeeper.
- Lakukan hal-hal kreatif. Misalnya, kirimkan parcel atau kue yang lezat sebagai salam perkenalan. Mereka akan menikmati kiriman dari Anda tersebut bersama-sama gatekeeper, sehingga di kemudian hari mereka akan lebih ramah saat Anda menelepon atau berkunjung. Jangan lupa menghitung biaya dan probabilitasnya.
- Ketahui waktu yang tepat untuk menelepon. Biasanya, atasan datang lebih awal dan pulang lebih lambat. Waktu terbaik adalah pada saat awal atau akhir jam kerja karena pada saat itulah mereka tidak terlalu sibuk.
- Perhatikan etika dalam bertelepon dengan calon pelanggan. Pertama jika telepon Anda tidak diangkat, jangan langsung menghubungi lagi untuk kedua kalinya, berikan jeda beberapa jam untuk menelepon lagi. Kedua, jika Anda menelepon dan langsung di reject, jangan mencoba menelepon lagi di hari itu, mungkin calon pelanggan sedang sangat sibuk dan memang tidak ingin diganggu pada hari itu. Ketiga, jika telepon Anda diangkat dan calon pelanggan bilang “maaf, saya sedang meeting atau sedang sibuk”, maka Anda jangan pernah menanyakan ke mereka kapan bisa dihubungi lagi oleh Anda, secara psikologis orang yang sedang sangat fokus terhadap suatu hal, mereka tidak akan bisa berpikir dengan cepat untuk menentukan kapan ada waktu luang untuk bisa dihubungi atau ditemui, mungkin mereka akan spontan bilang untuk dihubungi lagi dalam waktu satu jam kedepan, tapi mungkin satu jam kedepan, urusan mereka belum selesai dan Anda akan mengalami penolakan lagi untuk berbicara. Solusinya adalah ketika mereka menerima telepon Anda dan tidak bisa diganggu, Anda cukup bilang. “Baik pak, besok pagi jam 9 saya akan menghubungi Bapak kembali atau sewaktu jam makan siang, dll.”
- Kenali kelompok atau kegiatannya. Gunakan kegiatannya untuk melakukan pendekatan dan yakinkan bahwa topik yang ingin Anda bicarakan dengan calon pelanggan sangat penting sehingga gatekeeper merasa perlu menyampaikannya.
- Bila telepon Anda selalu dijawab oleh voicemail, tinggalkan pesan, berikut alamat e-mail dan nomor telepon Anda serta gunakan kalimat dengan nada yang lucu dan ceria. Misalnya, “ini hari lagi, teman baru voicemail Anda”.
- Gunakan refferal customer. Jika mereka mengenalnya, akan mudah bagi Anda untuk menjalin relasi, termasuk membangun citra Anda.
- Gunakan kalimat yang baik , sopan, dan humoris. Bila Anda bersikap ramah, mereka tidak akan menghalangi usaha Anda untuk bertemu si “bos”.
Jangan menelepon pada saat perlu saja
- “halo. Eh, kamu ton, tumben telepon. Ada apa ya nih?”
- “iya nih, bos. Bagaimana kabarnya? Saya mau menawarkan barang baru bos.”
- “ah kamu ton. Kalau ada maunya saja baru telepon, kalau tidak ada, pasti kamu menghilang.”
Tidak asingkah Anda dengan dialog semacam itu? Kerap kali kita menghubungi seseorang hanya bila kita sedang membutuhkannya. Pelanggan mungkin akan merasa sakit hati dan tidak suka mendapat perlakuan seperti ini.
Baca Juga : Teknik Promosi Penjualan agar Calon Pelanggan Tertarik!
Cobalah menelepon pelanggan untuk menjaga relasi, alih-alih hanya meminta pesanan. Pelanggan akan menyukai Anda dan tidak mudah melupakan Anda.
- “halo pak, selamat ulang tahun ya.”
- “halo bu, selamat tahun baru ya.”
- “halo mbak, bagaimana kabar anaknya? Saya dengar sedang sakit ya?”
- “halo pak, masih suka main golf di Halim?”
- “assalamualaikum, pak haji. Mohon maaf lahir dan batin ya.”
- “Halo bapak, selamat atas posisi barunya. Semoga bapak tambah sukses.”
Anda harus menggunakan berbagai kesempatan untuk menjalin hubungan dengan pelanggan dan memberi syarat bahwa Anda sangat peduli kepada pelanggan.
