Belajar untuk Berbagi Pekerjaan. Apakah Anda baru saja dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi dan punya anak buah yang harus diberi pekerjaan?
Apakah Anda merasa tidak ada pekerjaan yang dapat terselesaikan padahal deadline sudah lama berlalu? Ataukah Anda akan menjalani cuti yang cukup panjang?
Kita sering merasakan bahwa diri sendirilah yang paling piawai dalam mengerjakan tugas tertentu. Kadang sulit rasanya untuk percaya bahwa orang lain pun bisa melakukan pekerjaan sebaik atau bahkan lebih baik dari kita.
Belajar untuk Berbagi Pekerjaan
Suatu saat ‘delegasi’ menjadi bagian yang wajib dari pekerjaan kita seiring dengan kenaikan jabatan atau banyaknya beban pekerjaan dan tanggung jawab kita. Lalu kapan mendelegasikan pekerjaan ini harus dilakukan? Berikut adalah pedomannya.
Delegasi itu sebuah investasi yang berharga
Tancapkan secara mendalam keyakinan ini ke dalam benak Anda. Di dunia bisnis tidak ada investasi yang tidak beresiko, begitu juga delegasi pekerjaan.
Orang yang menerima delegasi belum tentu mengerjakan tugas sesuai dengan kehendak dan cara Anda. Maka, hasilnya pun bisa berbeda.
Dalam hal ini, Anda perlu memiliki, antara lain, modal rasa percaya kita pada orang lain, waktu untuk mengajari, menunggu hasil dan memperbaikinya serta modal perasaan dan kesabaran, artinya Anda juga siap untuk kecewa jika hasilnya tidak sesuai dengan harapan Anda. Namun, sebagai sebuah investasi, keuntungan yang dijanjikan juga luar biasa.
Tidak percaya adalah sumber kegagalan
Satu hal yang bisa membuat upaya delegasi pekerjaan gagal total adalah ketidakpercayaan pada orang yang diberikan tugas oleh Anda. Namun, justru rasa percaya inilah yang harus lebih dulu Anda tanamkan untuk bisa melaju ke proses delegasi berikutnya.
Ikuti Caraku
Tiap orang punya cara dan ciri sendiri dalam menyelesaikan pekerjaan. Memaksakan ‘my way’ pada orang lain malah menghambat kreativitas dan produktivitasnya.
Ceritakan pada rekan kerja bagaimana Anda biasa mengerjakan pekerjaan itu secara bertahap, lalu dengarkan rencananya dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. Cari titik temu melalui cara yang telah disepakati bersama. So, use ‘our way’ instead of ‘my way or her way’.
Coba-coba dulu !
Seyakin apapun Anda pada kemampuan rekan kerja, jangan sekali-kali mendelegasikan semua pekerjaan sekaligus. Lakukan uji coba terlebih dahulu. Delegasi pekerjaan yang terencana akan sangat membantu kita untuk mendapatkan hasil kerja yang memuaskan. Cari pekerjaan yang jadwalnya tidak ketat atau deadline-nya masih lama. Lihat bagaimana dia mengerjakannya dan selalu evaluasi hasilnya.
Jangan Malas Menulis
Tuangkan segala sesuatu yang berkaitan dengan pendelegasian pekerjaan ini dalam bentuk tulisan. Gunakan memo atau e-mail untuk setiap tahapan pemberian tugas, deskripsi tugas, tata cara melakukan tugas, timetable dan seterusnya. Hal ini untuk menghindari aksi berkelit dari kedua belah pihak.
Berikan Tugas secara Jelas
Uraikan tugas dengan sangat jelas pada rekan kerja Anda. Gunakan tahapan-tahapan saat menjelaskannya. Sampaikanlah dengan wajar, jangan terkesan menggurui atau menanggap ia bodoh.
Mau tahu apakah dia sudah paham dengan apa yang Anda katakan? Pada akhir pertemuan, minta dia merangkum semua hasil pembicaraan dengan detail agar bisa diketahui apakah dia salah menafsirkan atau tidak.
Hal ini juga bisa menghindari pertanyaan yang sama namun selalu ditanyakan berulang-ulang oleh rekan kerja Anda.
Mau Hasil Seperti Apa?
Kalau perlu tunjukkan padanya hasil kerja serupa yang pernah Anda lakukan agar rekan kerja Anda mempunyai bayangan tentang hasil yang akan diharapkan.
Ibaratnya, seperti saat kita memesan kue yang enak, tidak gosong, dibuat sesuai prosedur dan tidak menyita waktu. Ini tentu lebih jelas daripada sekadar ‘tolong buatkan kue untuk saya’.
Jangan Perfeksionis
Kalau hasil yang disampaikan di luar dugaan, jangan bereaksi negatif terlebih dahulu. Ingat, dia punya gaya sendiri dan ini mungkin pekerjaan pertamanya yang ia kerjakan sendirian.
Sekali lagi, jangan memakai standar diri sendiri tapi lihat juga kondisi rekan kerja Anda. Percayalah, hasil kerja proyek pendeleasian ini hampir pasti berbeda dengan yang semula Anda harapkan. Jadikan hasil akhir pekerjaan tersebut sebagai wacana diskusi dan evaluasi berikutnya.
Jadwal Deadline yang pasti
Kecepatan kerja juga sering menjadi masalah yang utama. Hindari menggunakan ukuran-ukuran waktu yang kenyal seperti ‘minggu depan’, ‘pertengahan bulan ini’, ‘besok malam’ dan sebagainya.
Baca juga : Dana Tunai Jaminan BPKB Mobil, Solusi Cepat dan Tepat
Tetapkan dan patuhi jadwal yang telah disepakati bersama. Pertimbangkan kecepatan waktu kerja rekan kita itu. Tuliskan deadine dengan waktu yang jelas. Jam, tanggal, bulan dan tahun.
Biarkan Dia Bekerja
Beri rekan kerja Anda ketenangan kerja. Anda tidak perlu berkali-kali melakukan pengecekan. Beri dia kepercayaan. Kalau Anda terus-menerus menanyakan progresnya detik demi detik, dia akan terusik, tak tenang dan bahkan tertekan.
Nah, tentukan jadwal evaluasi berkala sehingga masing-masing pihak tahu sampai batas mana dia harus selesai pada saat itu.
Tulis Semua Komentar Anda
Pada saat melakukan evaluasi, diskusi tentu saja berjalan secara lisan. Tapi jangan lupa menuliskan komentar Anda tentang hasil kerja dan berikan kepadanya.
Dia akan membuat perbaikan-perbaikan dengan lebih teratur karena mengikuti komentar tertulis dari Anda. Pada pertemuan berikutnya, Anda tinggal memeriksa perbaikan sesuai dengan komentar tadi.
Beri Dia Pujian jika berhasil
Sedikit apapun kemajuan yang dicapai, atau sesalah apapun hasil yang dibuat rekan Anda, jangan langsung memberikan vonis kepada dia.
Puji dulu usaha kerasnya dalam membantu Anda. Setelah itu barulah kita bahas kekeliruan-kekeliruan yang pernah dibuatnya. Jangan ragu untuk memberikan pujian kepada rekan kerja Anda karena itu dapat memberikan semangat yang ekstra untuk mereka.
